Tuesday, May 17, 2011

Tugas Manajemen SDM "Pengadaan Karyawan"

1. Jelaskan pentingnya fungsi pengadaan ( procurement ) karyawan!
Jawab:
Fungsi pengadaan sangat diperlukan sekali dimana karyawan atau tenaga kerja dapat di gantikan oleh karyawan baru yang berkompeten, dengan motivasi baru dan semangat baru dari karyawan baru tersebut. dan juga pemikiran baru dari perusahaan untuk lebih maju dan disiplin agar perusahaan dapat mencapai tujuannya.

2. Mengapa masalah pengadaan karyawan merupakan hal yang sulit dan rumit?
Jawab:
Karena karyawan adalah aset utama perusahaan yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari setiap aktifitas organisasi. Mereka mempunyai pikiran, perasaan, keinginan, status, dan latar belakang pendidikan, usia dan jenis kelamin yang heterogen yang dibawa ke dalam organisasi perusahaan. Karyawan bukan mesin, uang, dan material yang sifatnya pasif dan dapat dikuasai serta diatur sepenuhnya oleh perusahaan.
Maka pengadaan karyawan sangat sulit dan rumit diakibatkan oleh keinginan perusahaan untuk mendapatkan karyawan yang berkualitas dan berkompeten serta penempatan karyawan yang sesuai dengan keahliannya. Agar gairah kerja dan kedisiplinannya akan lebih baik serta efektif menunjang terwujudnya tujuan perusahaan.

3. Apa saja perbedaan antara pengadaan tenaga kerja dan faktor-faktor produksi lainnya?
Jawab:
a. Pengadaan karyawan harus didasarkan pada prinsip sedangkan faktor lain tidak.
b. Pengadaan harus mengikuti beberapa langkah analisis sedangkan faktor yang lain langsung.
c. Pengadaan karyawan harus mengikuti seleksi tetapi yang lain tidak.

4. Apa saja pokok bahasan utama pada fungsi pengadaan?
Jawab:
Pokok bahasan utama pada fungsi pengadaan adalah proses dimana penarikan, seleksi dan penempatan, orientasi dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang yang efektif dan efisien membantu tercapainya suatu tujuan perusahaan.

5. Jelaskan pengertian: job analysis, job description, job specification, job evalution, job position, job requirement, job enrichment, job enlargement, dan work simplication.
Jawab:
• Job Analysis
Informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuannya tercapai.
• Job Description
Informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan,dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.
• Job Spesification
Uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa deterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten.
• Job Evaluation
Menilai berat/ringan, mudah/sukar, besar/kecil risiko pekerjaan, dan memberikan nama, ranking (peringkat), serta harga atau gaji suatu jabatan.
• Job Position
Ditetapkannya secara jelas untuk setiap jabatan, supaya pejabat tersebut mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya.
• Job Requirement
Persyaratan-persyaratan jabatan tentang keterampilan yang dikehendakinya.
• Job Enrichment
Perluasan pekerjaan dan tanggung jawab secara vertikal yang akan dikerjakan seorang pejebat dalam jabatanya.
• Job Enlargement
Merupakan suatu perubahan yang direncanakan pada berbagai kegiatan pekerjaan untuk memberikan variasi yang lebih besar kepada seorang karyawan yang mempunyai pengetahuan dan keterampilan lebih.
• Work Simplification
Penggunaan logika untuk mencari penggunaan yang paling ekonomis dari usaha manusia, materi, mesin-mesin, waktu dan ruangan agar cara-cara yang paling baik dan paling mudah dalam mengerjakan pekerjaan dapat digunakan.

6. Bagaimana langkah-langkah penyusunan job analysis?
Jawab:
a. Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan.
Artinya Penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi analisis pekerjaannya.
b. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.
Artinya penganalisis harus mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi latar belakang seperti bagan informasi, bagan proses, dan uraian pekerjaan.
c. Menyeleksi muwakal ( orang yang akan diserahi )jabatan yang akan dinalisis.
Penganalisis harus memilih beberapa muwakal jabatan untuk dianalisis. Ini dilakukan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan dianalisis.
d. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan.
Penganalisis mengadakan analisis pekerjaan secara aktual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku kaaryawan yang diperlukan, kondisi kerja, dan syarat-syarat personel yang akan melaksanakan pekerjaan.
e. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan.
Analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan.
f. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
Penganalisis pekerjaan kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan, dan evaluasi pekerjaan.
g. Meramalkan/memperhitungkan perkembangan perusahaan.
Penganalisis harus juga memperhitungkan/meramalkan perkembangan uraian pekerjaan, perluasan pekerjaan, apakah dikemudian hari diperlukan pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan.

7. Apa saja manfaat job analysis, job description, dan job spesification?
Jawab:
• Job Analysis
Akan memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia (personil requirement), prilaku manusia dan alat-alat yang akan dipergunakan.
• Job Description
Dapat menjadi dasar menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang memegang jabatan itu serta dapat dijelaskan bahwa yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya.
• Job Spesification
Untuk menguraikan pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman, dan yang lainnya serta dapat menunjukan persyaratan orang yang akan direkrut dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi.

8. Uraikan perbedaan antara job analysis dan motion study?
Jawab:
Perbedaaan Job Analysis Motion Study

9. Apakah definisi: pengadaan, penarikan, dan seleksi?
Jawab:
• Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien membantu tercapainya tujuan perusahaan.
• Penarikan adalah Usaha mencari dan mempengaruhi tenaga kerja, agar mau melamar lowongan pekerjaan yang ada dalam satu perusahaan.
• Seleksi adalah Suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang diterima atau ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan. Seleksi ini didasarkan kepada spesifikasi tertentu dari setiap

10. Apa saja pokok-pokok bahasan dalam penarikan ( recruitment )?
Jawab:

a. Penentuan dasar penarikan
b. Penentuan sumber-sumber penarikan
c. Metode-metode penarikan
d. Kendala-kendala penarikan

11. Jelaskan dasar penarikan calon karyawan !
Jawab:
Dasar penarikan calon karyawan harus ditetapkan lebih dahulu supaya para pelamar yang memasukan lamarannya sesuai dengan pekerjaan atau jabatan yang diminatinya. Dasar penarikan harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk menduduki jabatan tersebut. Spesifikasi pekerjaan harus diuraikan secara terinci agar para pelamar mengetahui kualifikasi yang dituntut oleh lowongan kerja tersebut. Misalnya: batas usia, pendidikan, jenis kelamin dan kesehatan. Jika spesifikasi pekerjaan dijadikan dasar dan pedoman penarikan, karyawan yang diterima akan sesuai dengan uraian pekerjaan dari jabatan atu pekerjaan tersebut.

12. Sebutkan serta jelaskan satu persatu metode-metode penarikan!
Jawab:
• Metode Tertutup
Metode Tertutup adalah ketika penarikan hanya diinformasikan kepada para karyawan atau orang-orang tertentu saja. Akibatnya, lamaran yang masuk relatif sedikit sehingga kesempatan untuk mendapatan karyawan yang baik sulit.
• Metode Terbuka
Metode Terbuka adalah ketika penarikan diinformasikan secara luas dengan memasang iklan pada media massa, cetak maupun elektronik agar tersebar luas ke masyarakat. Dengan metode terbuka diharapkan lamaran banyak masuk sehingga kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang qualified lebih besar.

13. Sebutkan serta jelaskan satu persatu sumber-sumber tenaga kerja!
Jawab:
• Sumber Internal
Sumber internal adalah karyawan yang akan mengisi lowongan kerja yang lowong diambil dan dalam perusahaan tersebut. yakni dengan cara memutasikan atau memindahkan karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan jabatan itu. hal ini sangat penting untuk memberikan kesempatan promosi bagi karyawan yang ada.
• Sumber Eksternal
Sumber Eksternal adalah karyawan yang akan mengisi jabatan yang lowong, dan pelamar pekerjaan tersebut yakni dari luar perusahaan atau karyawan baru.

14. Apa saja kebaikan dan kelemahan sumber internal?
Jawab:
• Kebaikan-kebaikan Sumber Internal:
a. Meningkatkan moral kerja dan kedisiplinan karyawan, karena ada kesempatan promosi.
b. Prilaku dan loyalitas karyawan semakin besar terhadap perusahaan.
c. Biaya penarikan relatif kecil, karena tidak perlu memasang iklan.
d. Waktu penarikan relatif singkat.
e. Orientasi dan induksi tidak diperlukan lagi.
f. Kestabilan karyawan semakin baik.
• Kelemahan-kelemahan Sumber Internal:
a. Kewibaan karyawan yang dipromosikan itu kurang.
b. Kurang membuka sistem kerja baru dalam perusahaan.

15. Sebutkan dari mana saja sumber-sumber eksternal?
Jawab:
a. Kantor penempatan tenaga kerja.
b. Lembaga-lembaga pendidikan.
c. Referensi karyawan atau rekanan.
d. Serikat-serikat buruh.
e. Pencakokan dari perusahaan lain.
f. Nepotisme dan leasing.
g. Pasar tenaga kerja dengan memasang iklan pada media massa.
h. Sumber-sumber lainnya.

16. Apa saja kebaikan dan kelemahan sumber eksternal?
Jawab:
• Kebaikan-kebaikan Sumber Eksternal:
a. Kewibaan pejabat relatif baik.
b. Kemungkinan membawa sistem kerja baru yang lebih baik.
• Kelemahan-kelemahan Sumber Eksternal:
a. Prestasi karyawan lama cenderung turun, Karena tidak ada kesempatan untuk promosi.
b. Biaya penarikan besar, karena iklan dan seleksi.
c. Waktu penarikan relatif lama.
d. Orientasi dan induksi harus dilakukan.
e. Turnover cenderung akan meningkat.
f. Prilaku dan loyalitasnya belum diketahui.

17. Apa saja kendala-kendala penarikan tenaga kerja?
Jawab:
a. Kebijakan-kebijakan Organisasi
b. Persyaratan Jabatan
c. Metode Pelaksanaan Penarikan
d. Kondisi Pasar Tenaga Kerja
e. Solideritas Perusahaan
f. Kondisi-kondisi Lingkungan Eksternal

18. Jelaskan manfaat penentuan jumlah karyawan suatu perusahaan!
Jawab:
Jumlah karyawan akan menentukan tingkat koefisien dari waktu, ruang, dan dana serta sebagai dasar untuk menambah atau mengurangi jumlah pegawai/karyawan pada suatu jabatan atau unit kerja.

19. Sebutkan serta jelaskan satu persatu metode-metode penentuan jumlah karyawan suatu perusahaan!
Jawab:
Metode penetapan jumlah karyawan dilakukan dengan metode nonilmiah dan metode ilmiah. Penetapan karyawan yang dilakukan dengan metode nonilmiah hanya didasarkan atas perkiraan-perkiraan saja bukan atas perhitungan yang cermat dari volume pekerjaan dan standar prestasi kerja. Sebaliknya penetapan karyawan yang dilakukan dengan metode ilmiah didasarkan atas perhitungan dan analisis beban kerja (work load analysis) serta standar prestasi kerja.

20. Uraikan serta buat contoh analisis beban kerja!
Jawab:
a. Menentukan output utama dari suatu fungsi/sub fungsi dan kemudian mengidentifikasi rangkaian aktivitas kerja yang dibutuhkan untuk menghasilkan output tersebut. Misal departemen riset produk baru memiliki tiga rangkaian aktivitas kerja untuk menghasilkan output/hasil penelitian pengembangan produk baru. Yakni : Mengumpulkan data riset, menganalisa data riset dan kemudian menyusun laporan hasil riset dan rekomendasi pengembangan produk baru.
b. Membreak-down rangkaian aktivitas menjadi satuan tugas yang lebih spesifik. Misal dalam aktivitas pengumpulan data riset dibagi lagi menjadi kegiatan yang lebih detil, contoh : pengumpulan data produk kompetitor, pengumpulan data perilaku konsumen, pengumpulan data kebutuhan pasar, dll.
c. Menghitung jumlah waktu total yang dibutuhkan untuk menyelesaikan per kelompok tugas tersebut. Misal berapa total waktu yang diperlukan untuk melakukan pengumpulan data riset; berapa lama untuk melakukan analisa dan berapa lama untuk menyusun hasil riset. Dari jumlah total jam kegiatan ini kemudian bisa diprediksi berapa kebutuhan jumlah pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan keseluruhan tugas.

21. Uraikan metode ilmiah dalam menentukan jumlah karyawan yang dibutuhkan!
Jawab:
Penetapan karyawan yang dilakukan dengan metode ilmiah didasarkan atas perhitungan dan analisis beban kerja (work load analysis) serta standar prestasi kerja.

22. Jelaskan pengertian: Analisis beban kerja, absen, absensi, dan turnover!
Jawab:
Analisis beban kerja adalah mengidentifikasi baik jumlah karyawan maupun kwalifikasi karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. (Menurut Simamora)
Definisi absen adalah tidak hadir; tidak masuk (sekolah, kerja, dan sebagainya)
Absensi adalah ketidakhadiran; daftar yang tidak hadir.
Turnover merupakan perpindahan tenaga kerja dari dan ke sebuah perusahaan.

3 comments:

  1. Replies
    1. Mungkin ada baiknya jawaban no 1

      Pengadaan karyawan menjadi sangat penting karena menjadi langkah pertama yang dapat mencerminkan berhasil/tidaknya suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya

      Delete
  2. This comment has been removed by the author.

    ReplyDelete

LinkWithin

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...